採用されたらマイナンバー(個人番号)の提供が必要

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平成28年1月からマイナンバー制度がスタートしたことにより、企業に採用された場合、入社時にマイナンバーの提供が必要になりました。

皆さんは、すでにマイナンバー通知書という、個人番号が書かれた紙を受け取っていると思いますが、もし見当たらない場合は探しておきましょう。

ここでは、入社時にマイナンバーを提供する際に、注意すべきことについて紹介していこうと思います。

*記事の内容は、平成29年3月現在のものになります。

採用後に提供するマイナンバーは何に利用されるのか?

マイナンバー通知書を持っていても、まだ利用したことがないという人は多いのではないでしょうか。

そういった人には、「どのような目的でマイナンバーが利用されるのだろうか?」と疑問に思っている人もいるでしょう。

企業は、採用した人のマイナンバーを以下のような目的で主に利用します。

  • 給与所得の源泉徴収
  • 雇用保険の被保険者資格取得届

給与所得の源泉徴収とは、毎月給与が支払われるときに所得税という税金を引くことをいいます。

その税額を決定するために必要な書類「給与所得者の扶養控除等申告書」を作成する際に、マイナンバーを記載しなければなりません。

もし、マイナンバーを提出しないと書類を作成することができないので、税額が高くなる可能性があります。

雇用保険の被保険者資格取得届は、失業した時に給付が受けられる雇用保険に加入する際に提出する書類です。

この書類にもマイナンバーを記載する必要があります。

これら以外にも企業がマイナンバーを利用することがありますが、マイナンバーの利用目的は、提供を受ける企業が、提供する人に明示しなければならないと決められています。(個人情報第18条)

マイナンバーの提供を求められた場合には、利用目的がきっちり通知されるはずですから、どういった目的で利用されるのかしっかり確認しておくようにしましょう。

ポイント!

企業は明示した利用目的以外ではマイナンバーを利用してはならなず、退職などで利用の必要性がなくなった場合には、すみやかにマイナンバーを削除しなければならないとされています。

マイナンバーの提供はいつ行うの?

苦労してやっと内定が貰えたら、「いつでもマイナンバーを提供します!」と考えてしまう人もいるかもしれません。

しかし、内定を貰ったからといって、すぐにマイナンバーを提供しなければならない訳ではありません。

また、マイナンバーは重要な個人情報ですので、安易に提供してはいけません

個人情報保護委員会によると内定者がマイナンバーを提供するのは、

「内定者」が確実に雇用されることが予想される場合(正式な内定通知がなされ、入社に関する誓約書を提出した場合など)

出典:http://www.ppc.go.jp/files/pdf/270813qanda.pdf#page=19

としています。

多くの企業では入社手続きの際に、入社に関する誓約書の提出とマイナンバーの提供を同時に行うはずです。

もし、内定は貰ったものの入社するか分からないという状況にあるのでしたら、正式に入社を決めるまではマイナンバーの提供はしないようにしましょう。

ポイント

マイナンバーは個人情報ですので安易に他人に提供することはよくありませんが、慎重になりすぎる必要はないでしょう。

企業ではマイナンバーは厳重に管理されていますし、もし万が一、何かのミスで他人に番号が知られたとしても、利用するには本人確認が必要になるので悪用が難しいです。

また、マイナンバーは必要であれば変更することが可能である、ということも知っておくとよいでしょう。

マイナンバー提供時には、番号確認と本人確認が行われる

ここまでで、マイナンバーの利用目的といつ提供すべきかが分かりました。

しかし、提供する当日には、マイナンバー通知書だけを見せて完了とはいかないのです。

マイナンバーを企業に伝える際には、番号確認と本人確認が必要になります。

番号確認はマイナンバー通知書に記載されている番号で確認できるのですが、本人確認ができません。

そこで、マイナンバー通知書しか持っていない場合は、一緒に運転免許書やパスポートなどの原本や写しが必要になります。

もし、マイナンバー通知書自体が見当たらないという場合には、住民票に個人番号が記載されているので、住民票を前もって市区町村の役所で取得しておくとよいでしょう。

ポイント!

マイナンバー通知書に同封されていた、マイナンバーカード申請書に記入して、写真を貼って郵送すれば、マイナンバーカードを取得することができます。

マイナンバーカードには、写真も掲載されているので、マイナンバーカード一枚を提示するだけで、番号確認と本人確認ができます。

派遣社員やパート社員になる場合でもマイナンバーの提供は必要?

正社員ではなく、派遣社員やパート社員になる場合もマイナンバーを企業に提供する必要があります。

パート社員の場合は、正社員と同じように雇われる企業にマイナンバーを提供します。

派遣社員の場合は、派遣登録をした派遣元企業にマイナンバーを提供して、派遣先にはマイナンバーを提供する必要はないので注意してください。

関連サイト

マイナンバー(内閣官房ホームページ)

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